Sáu tháng đầu năm, có phường phải chứng thực sao y đến gần 30 ngàn bản.
Tại các buổi khảo sát của Ban Pháp chế HĐND TP về tình hình cải cách hành chính ở một số phường mới đây, một con số đã khiến cho nhiều người phải giật mình. Đó là lượng hồ sơ chứng thực bản sao các giấy tờ, văn bản tiếng Việt (bản sao y) sáu tháng đầu năm tại phường quá nhiều, có nơi đến hai, ba chục ngàn bản. Tại sao?
Theo quy định hiện nay, nơi tiếp nhận hồ sơ, thủ tục hành chính của người dân không nhất thiết phải yêu cầu người dân nộp bản sao y mà có thể nhận bản phôtô và đối chiếu với bản gốc. Tuy nhiên, nhiều nơi vẫn yêu cầu nộp bản sao y, dẫn đến tình trạng bội thực sao y.
Chứng sao y cho chắc
Ông Huỳnh Ngọc Thông, Chủ tịch UBND phường 5, quận 10, cho biết chỉ trong sáu tháng đầu năm, phường đã tiếp nhận và chứng thực 28.450 bản sao. Trong đó, chủ yếu là giấy CMND và hộ khẩu, chiếm đến 70%. Tương tự, khối lượng bản sao tại phường Tân Thới Hiệp, quận 12 cũng lên đến 19.240 hồ sơ. Một số phường khác lượng sao y ít hơn như phường 6, quận 5 cũng tròm trèm gần 7.000. “Đa số người dân chứng thực giấy tờ này để bổ sung vào các loại hồ sơ bán xe, đăng ký điện thoại, xin việc làm, thủ tục nhà đất... theo yêu cầu của các đơn vị tiếp nhận hồ sơ” - ông Thông nói.
Gặp chúng tôi, chị Nguyễn Thị Hồng ở phường Đa Kao, quận 1, đang đi chứng thực bản sao hộ khẩu, giấy CMND, bằng cấp... để làm hồ sơ xin việc, kể: “Mỗi lần nộp đơn xin việc, chúng tôi phải chuẩn bị rất nhiều hồ sơ, mỗi bộ như vậy phải chứng thực rất nhiều loại giấy tờ. Hầu hết các cơ quan nhà nước mới yêu cầu hồ sơ phải chứng thực khi tuyển dụng, còn các công ty nước ngoài thì không. Tại sao không để khi người ta vào làm rồi hẵng yêu cầu chứng thực sau để khỏi mất công và lãng phí?”.
Ngoài ra cũng có trường hợp đòi nộp bản sao có chứng thực rồi lại còn yêu cầu đối chiếu với bản chính. Cụ thể, trong thông báo tuyển sinh y sĩ năm 2009 của Trường cao đẳng Y tế Bình Thuận có yêu cầu trong hồ sơ đăng ký dự tuyển, các loại bằng cấp, học bạ, hộ khẩu đều phải chứng thực. Tuy nhiên, cuối thông báo lại thòng thêm một câu: “Lưu ý: Khi trúng tuyển trường sẽ đối chiếu các bản sao công chứng trên với bản gốc”.
“Người ta yêu cầu chứng cái gì thì tôi phải đi chứng cái đó nhưng như vậy phiền phức quá! Đã đối chiếu bản gốc rồi thì còn đòi chứng thực để làm gì? Tôi thấy cái nào đơn giản được thì nên đơn giản cho dân nhờ chứ hở chút là yêu cầu chứng thực giấy tờ thì mệt quá!” - anh Trịnh Ngọc Tùng ở phường Linh Đông, quận Thủ Đức than.
Bà Nguyễn Thúy Phượng ở 67/1 đường An Bình, phường 6, quận 5 cho biết bà đang chứng thực giấy tờ bổ sung hồ sơ việc làm cho con trai theo yêu cầu của nơi con bà làm việc. “Trước khi con trai tôi xin việc, tôi cũng đi chứng thực rất nhiều giấy tờ như các văn bằng, CMND, hộ khẩu... để chuẩn bị hồ sơ xin việc cho nó. Không biết nơi tuyển dụng họ có yêu cầu bản sao y hay không nhưng mình cứ chuẩn bị trước vậy cho chắc” - bà Phượng cho hay.
Nhưng thật hay giả thì... không dám chắc!
“Hiện nay, hơn 50% giấy tờ, hồ sơ giải quyết tại phường là chứng sao y. Việc này cũng khiến cho việc lưu trữ hồ sơ của phường quá tải. Vì theo quy định, mỗi loại giấy tờ khi chứng thực đều phải lưu lại một bản tối thiểu trong hai năm mới được hủy. Tuy nhiên, hầu như không có trường hợp nào phải lục lại các hồ sơ này để đối chiếu. Hơn nữa, việc chứng thực tại phường chỉ tạo sự yên tâm về mặt tâm lý cho nơi tiếp nhận hồ sơ chứ để chắc chắn thật giả như thế nào, cán bộ phường không đủ chuyên môn để thẩm định” - ông Lê Tấn Tài, Chủ tịch phường 6, quận 5, băn khoăn.
Ông Thái Nguyên Phương, Chủ tịch UBND phường 4, quận 10, cũng cho biết việc kiểm tra đối chiếu bản gốc để chứng thực chủ yếu căn cứ vào kinh nghiệm. Chẳng hạn như khi chứng các văn bằng thì phường sẽ căn cứ vào thời điểm nào ứng với vị hiệu trưởng, giám đốc nào ký. Chỉ những giấy tờ nào cũ quá, không rõ chữ hoặc bị rách thì phường mới không chứng. Còn những hồ sơ nào là lạ, nghi ngờ thì phường phải nhờ cấp trên thẩm định lại.
“Theo tôi, những loại hồ sơ đơn giản như hồ sơ xin việc, hồ sơ nhập học, đăng ký điện thoại, bắt Internet..., không nhất thiết phải sao y. Những loại hồ sơ phức tạp như hồ sơ nhà đất cần lưu giữ lâu năm thì mới cần bản sao y. Với các giấy tờ đơn giản, các cơ quan nên đối chiếu bản phôtô với bản gốc, vừa tiện cho dân mà cũng bớt cực cho ủy ban cấp xã” - ông Phương nói.
Không nhất thiết phải chứng thực
Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao:
1. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mạo thì có quyền xác minh.
2. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao không có chứng thực có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu phải ký xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính.
(Theo Điều 6 Nghị định 79 năm 2007)
